Việc tinh giản đội ngũ quan lại này giúp cho triều đình giảm được một số tiền lớn trả lương cho quan lại hàng năm, giảm bộ máy nhà nước cồng kềnh, tình trạng quan lại thừa thãi nhưng làm việc thiếu hiệu quả và chống lại lợi ích nhóm, hoặc cục bộ ở địa phương.
Sách Đại Nam Hội điển sự lệ chép “phàm xét thành tích các quan cứ 3 năm làm một khóa, lấy các năm Thìn, Tuất, Sửu, Mùi làm hạn” để tiến hành sơ khảo và 6 năm một lần làm thông khảo. Bên cạnh khảo xét quan lại theo định kỳ, triều đình còn tiến hành việc khảo xét bất thường trong một số trường hợp như có người làm chính sự đặc biệt giỏi, hoặc các quan Đốc học, Giáo, Huấn có vết tích xấu.
Nhìn chung, việc khảo xét quan lại dưới triều Nguyễn được áp dụng rộng rãi đối với tất cả các bậc quan lại trong ngoài triều đình, kể cả dòng dõi Tôn thất. Tuy nhiên, trình tự thủ tục khảo xét có sự phân biệt dựa trên phẩm hàm và địa bàn làm việc. Sách Đại Nam Hội điển sự lệ cho biết với văn ban tam phẩm trở lên ở Kinh và Trưởng quan phủ Thừa Thiên, các viên thành, trấn, đạo ở ngoài đang tại chức đã đủ niên hạn đều chiểu sự trạng công lao, lầm lỗi trong chức sự mà làm một bản tự trình bày.
Đến Năm Minh Mạng thứ 14 (1833), diện làm bản tự trình bày của các quan chức đã được chuẩn định lại: Tổng đốc, Tuần phủ, Bố chính, Án sát, chưởng quan ấn các nha, bộ, viện, viên nào đang ăn lương tại chức đã đủ 3 năm làm một bản tự trình bày.
Sau khi làm tờ khai và tiến hành khảo xét quan lại dưới quyền, các viên trưởng quan tùy thuộc vào ngạch quan lại sẽ nộp danh sách và tờ khai này lên bộ Lại hoặc bộ Binh để kiểm tra giải quyết. Việc khảo xét quan lại nói chung từ trung ương đến địa phương đều dựa trên 2 tiêu chí tuyển chọn quan lại là: tài và đức. Theo đó, trong quá trình làm quan, thời hạn 3 hay 6 năm, đều xét trên khả năng chuyên môn và tư cách đạo đức.
Căn cứ vào quá trình sơ khảo, quan chức sẽ được chia làm các hạng khác nhau. Tùy vào từng đời vua, cách thức phân loại quan lại có khác nhau. Vua Gia Long chuẩn định, đối với quan lại phủ huyện, sau khi khảo xét sẽ phân làm 4 loại: thượng khảo, trung khảo, hạ khảo và hạng kém. Đối với quan từ chánh tam phẩm trở xuống, nếu viên nào tỏ ra xuất sắc thì xếp hạng ưu, viên nào tuy không phải là mẫn cán mà cũng không có lầm lỗi thì xếp hạng bình, còn lại là hạng kém.
Vua Minh Mạng thì chuẩn định các quan trong ngoài cứ 3 năm một khóa chia làm 4 hạng ưu, bình, thứ, liệt. Trong đó, hạng ưu là: có gia cấp kỷ lục mà không giáng phạt, công hơn lỗi; hạng bình: công và lỗi ngang nhau; hạng thứ: không công mà có lỗi hoặc lỗi nhiều hơn công, nhưng tình trạng làm việc còn khá một chút; hạng liệt: sự trạng tầm thường.
Dựa trên sự phân hạng quan lại, triều đình quyết định thăng giáng, lưu quan lại. Quy định này được nêu rõ vào thời vua Minh Mạng như sau: nếu ai được hạng ưu bình thì được thăng chuyển, quan trong thì bổ ra ngoài, quan ngoài thì bổ vào trong, hạng thứ thì vẫn giữ chức cũ và hạng liệt phải giáng truất. Như vậy, với chính sách khảo khóa này, các vua triều Nguyễn không chỉ nâng cao chất lượng đội ngũ quan lại mà còn sắp xếp được nhân sự trong cơ quan nhà nước gọn gàng.
Bên cạnh chính sách khảo khóa, các vua Nguyễn cũng xem xét bãi bỏ hoặc sáp nhập các Nha sở không cần thiết, hoặc hoạt động không hiệu quả. Chẳng hạn như thời Minh Mạng, vua cho bỏ bớt sở Nội tạo, gộp cả vào ty Chế tạo, với lý do rằng công việc Nội tạo và Chế tạo liên quan với nhau mà chia làm 2 nha thì không khỏi có sự cách trở.
Hay năm Nhâm Thìn (1832), vua đã cho bỏ bớt nha môn Thương bạc. Sách Đại Nam thực lục chép: Vua dụ Nội các rằng: “Trước đây việc quản lý nha môn Thương bạc chuyển giao cho các đại thần cố cựu có công lao. Đó có lẽ cũng là tùy tiện, làm quyền nghi thôi. Nay ở Kinh đô hàng năm, các thuyền buôn qua lại buôn bán cũng không có mấy, mà công việc các địa phương ở ngoài đã có người coi giữ, nhà Thương bạc hầu như để không. Nếu cứ theo đặt như cũ, thì những nhân viên chức dịch ở đấy há chẳng thừa ư? Vậy bỏ đi. Từ nay về sau, ở Kinh nếu có thuyền buôn tới, phàm hết thảy mọi việc tuần tra ra vào, đánh thuế, thu thuế, đều chuẩn cho phủ Thừa Thiên coi quản các địa phương ở ngoài, thì vẫn theo lệ mà làm”.
Các vua triều Nguyễn cũng căn cứ vào tình hình thực tế công việc để sắp xếp nhân sự cho hợp lý. Năm Minh Mạng thứ 10 (1829), khi thấy các tỉnh, phủ có sự phân chia công việc không đồng đều, có nơi ít việc nhưng nhiều người hoặc ngược lại nơi nhiều việc mà ít người, vua đã xuống dụ cho quần thần tiến hành rà soát, xem xét danh sách những người làm việc trong bộ để thêm, bớt nhân viên.
“Xét trong 6 bộ duy có bộ Công, công việc hơi nhiều, mà bộ Lại thì ít việc hơn, chuẩn cho xét người làm việc trong bộ hiện có bao nhiêu, để liệu thêm bớt nhân viên. Trong bộ Lại có chức Lang trung, Viên ngoại lang, chủ sự và Tư vụ đều 4 người, nay giảm đi còn 3 người; chức Vị nhập lưu lại 70 người, nay giảm xuống 60 người. Trong bộ Công, chức Chủ sự, Tư vụ đều 4 người, nay tăng lên 5 người; chức Vị nhập lưu lại 50 người, nay tăng lên 60 người”.
Đến thời vua Tự Đức năm thứ 7 (1854), vua đã cho giảm bớt các viên dịch ở Phiên ty, Niết ty và phủ huyện ở 6 tỉnh Nam Kỳ, tổng cộng 168 người. Ngoài ra, cũng dựa vào nơi nhiều việc hay ít việc mà các vua triều Nguyễn cấp lương cho hợp lý.
Như vậy, có thể thấy triều Nguyễn sử dụng 2 cách làm để tinh gọn bộ máy hiệu quả. Thứ nhất là cấp có thẩm quyền phải lấy lẽ công bằng để xem quan lại. Người nào giỏi, có đạo đức thì giữ lại, trọng dụng, còn người yếu kém thì “cho về”. Cách thứ hai, đi đôi với việc sàng lọc con người trong bộ máy thì giảm bớt những nha sở không cần thiết. Tóm lại, mỗi thời mỗi khác, tuy nhiên cách làm của triều Nguyễn về tinh gọn bộ máy, giảm số quan lại cũng cho chúng ta thêm những thông tin bổ ích.
Thời Nguyễn sàng lọc bộ máy quan lại như thế nào?
Để tiến hành việc tinh giản, các vua Nguyễn đã thực hiện chế độ “khảo khóa” hay “xét công” (chế độ này bắt đầu từ triều đại nhà Lý (thế kỷ XI) và tiếp tục thực hiện qua nhiều triều đại về sau để xem xét đánh giá việc làm, năng suất lao động của quan lại theo định kỳ, theo khóa. Đây cũng là cơ sở cho việc thực hiện chế độ thăng, giáng, chuyển đổi cũng như thưởng, phạt, hay biếm chức.Sách Đại Nam Hội điển sự lệ chép “phàm xét thành tích các quan cứ 3 năm làm một khóa, lấy các năm Thìn, Tuất, Sửu, Mùi làm hạn” để tiến hành sơ khảo và 6 năm một lần làm thông khảo. Bên cạnh khảo xét quan lại theo định kỳ, triều đình còn tiến hành việc khảo xét bất thường trong một số trường hợp như có người làm chính sự đặc biệt giỏi, hoặc các quan Đốc học, Giáo, Huấn có vết tích xấu.
Nhìn chung, việc khảo xét quan lại dưới triều Nguyễn được áp dụng rộng rãi đối với tất cả các bậc quan lại trong ngoài triều đình, kể cả dòng dõi Tôn thất. Tuy nhiên, trình tự thủ tục khảo xét có sự phân biệt dựa trên phẩm hàm và địa bàn làm việc. Sách Đại Nam Hội điển sự lệ cho biết với văn ban tam phẩm trở lên ở Kinh và Trưởng quan phủ Thừa Thiên, các viên thành, trấn, đạo ở ngoài đang tại chức đã đủ niên hạn đều chiểu sự trạng công lao, lầm lỗi trong chức sự mà làm một bản tự trình bày.
Đến Năm Minh Mạng thứ 14 (1833), diện làm bản tự trình bày của các quan chức đã được chuẩn định lại: Tổng đốc, Tuần phủ, Bố chính, Án sát, chưởng quan ấn các nha, bộ, viện, viên nào đang ăn lương tại chức đã đủ 3 năm làm một bản tự trình bày.
Sau khi làm tờ khai và tiến hành khảo xét quan lại dưới quyền, các viên trưởng quan tùy thuộc vào ngạch quan lại sẽ nộp danh sách và tờ khai này lên bộ Lại hoặc bộ Binh để kiểm tra giải quyết. Việc khảo xét quan lại nói chung từ trung ương đến địa phương đều dựa trên 2 tiêu chí tuyển chọn quan lại là: tài và đức. Theo đó, trong quá trình làm quan, thời hạn 3 hay 6 năm, đều xét trên khả năng chuyên môn và tư cách đạo đức.
Căn cứ vào quá trình sơ khảo, quan chức sẽ được chia làm các hạng khác nhau. Tùy vào từng đời vua, cách thức phân loại quan lại có khác nhau. Vua Gia Long chuẩn định, đối với quan lại phủ huyện, sau khi khảo xét sẽ phân làm 4 loại: thượng khảo, trung khảo, hạ khảo và hạng kém. Đối với quan từ chánh tam phẩm trở xuống, nếu viên nào tỏ ra xuất sắc thì xếp hạng ưu, viên nào tuy không phải là mẫn cán mà cũng không có lầm lỗi thì xếp hạng bình, còn lại là hạng kém.
Vua Minh Mạng thì chuẩn định các quan trong ngoài cứ 3 năm một khóa chia làm 4 hạng ưu, bình, thứ, liệt. Trong đó, hạng ưu là: có gia cấp kỷ lục mà không giáng phạt, công hơn lỗi; hạng bình: công và lỗi ngang nhau; hạng thứ: không công mà có lỗi hoặc lỗi nhiều hơn công, nhưng tình trạng làm việc còn khá một chút; hạng liệt: sự trạng tầm thường.
Dựa trên sự phân hạng quan lại, triều đình quyết định thăng giáng, lưu quan lại. Quy định này được nêu rõ vào thời vua Minh Mạng như sau: nếu ai được hạng ưu bình thì được thăng chuyển, quan trong thì bổ ra ngoài, quan ngoài thì bổ vào trong, hạng thứ thì vẫn giữ chức cũ và hạng liệt phải giáng truất. Như vậy, với chính sách khảo khóa này, các vua triều Nguyễn không chỉ nâng cao chất lượng đội ngũ quan lại mà còn sắp xếp được nhân sự trong cơ quan nhà nước gọn gàng.
Giảm những nha sở không cần thiết
Bên cạnh chính sách khảo khóa, các vua Nguyễn cũng xem xét bãi bỏ hoặc sáp nhập các Nha sở không cần thiết, hoặc hoạt động không hiệu quả. Chẳng hạn như thời Minh Mạng, vua cho bỏ bớt sở Nội tạo, gộp cả vào ty Chế tạo, với lý do rằng công việc Nội tạo và Chế tạo liên quan với nhau mà chia làm 2 nha thì không khỏi có sự cách trở.
Hay năm Nhâm Thìn (1832), vua đã cho bỏ bớt nha môn Thương bạc. Sách Đại Nam thực lục chép: Vua dụ Nội các rằng: “Trước đây việc quản lý nha môn Thương bạc chuyển giao cho các đại thần cố cựu có công lao. Đó có lẽ cũng là tùy tiện, làm quyền nghi thôi. Nay ở Kinh đô hàng năm, các thuyền buôn qua lại buôn bán cũng không có mấy, mà công việc các địa phương ở ngoài đã có người coi giữ, nhà Thương bạc hầu như để không. Nếu cứ theo đặt như cũ, thì những nhân viên chức dịch ở đấy há chẳng thừa ư? Vậy bỏ đi. Từ nay về sau, ở Kinh nếu có thuyền buôn tới, phàm hết thảy mọi việc tuần tra ra vào, đánh thuế, thu thuế, đều chuẩn cho phủ Thừa Thiên coi quản các địa phương ở ngoài, thì vẫn theo lệ mà làm”.
Các vua triều Nguyễn cũng căn cứ vào tình hình thực tế công việc để sắp xếp nhân sự cho hợp lý. Năm Minh Mạng thứ 10 (1829), khi thấy các tỉnh, phủ có sự phân chia công việc không đồng đều, có nơi ít việc nhưng nhiều người hoặc ngược lại nơi nhiều việc mà ít người, vua đã xuống dụ cho quần thần tiến hành rà soát, xem xét danh sách những người làm việc trong bộ để thêm, bớt nhân viên.
“Xét trong 6 bộ duy có bộ Công, công việc hơi nhiều, mà bộ Lại thì ít việc hơn, chuẩn cho xét người làm việc trong bộ hiện có bao nhiêu, để liệu thêm bớt nhân viên. Trong bộ Lại có chức Lang trung, Viên ngoại lang, chủ sự và Tư vụ đều 4 người, nay giảm đi còn 3 người; chức Vị nhập lưu lại 70 người, nay giảm xuống 60 người. Trong bộ Công, chức Chủ sự, Tư vụ đều 4 người, nay tăng lên 5 người; chức Vị nhập lưu lại 50 người, nay tăng lên 60 người”.
Đến thời vua Tự Đức năm thứ 7 (1854), vua đã cho giảm bớt các viên dịch ở Phiên ty, Niết ty và phủ huyện ở 6 tỉnh Nam Kỳ, tổng cộng 168 người. Ngoài ra, cũng dựa vào nơi nhiều việc hay ít việc mà các vua triều Nguyễn cấp lương cho hợp lý.
Như vậy, có thể thấy triều Nguyễn sử dụng 2 cách làm để tinh gọn bộ máy hiệu quả. Thứ nhất là cấp có thẩm quyền phải lấy lẽ công bằng để xem quan lại. Người nào giỏi, có đạo đức thì giữ lại, trọng dụng, còn người yếu kém thì “cho về”. Cách thứ hai, đi đôi với việc sàng lọc con người trong bộ máy thì giảm bớt những nha sở không cần thiết. Tóm lại, mỗi thời mỗi khác, tuy nhiên cách làm của triều Nguyễn về tinh gọn bộ máy, giảm số quan lại cũng cho chúng ta thêm những thông tin bổ ích.
