AI có thể giúp dân công sở tập trung vào công việc như thế nào?

[Bỉ Ngạn Hoa]

Theo một nghiên cứu, khoảng 54% nhân viên công sở tại Việt Nam xem điện thoại hơn 10 lần mỗi ngày, và các thông báo trên điện thoại được coi là nguyên nhân chính gây xao lãng tại nơi làm việc.
Trong xã hội kỹ thuật số kết nối mọi lúc mọi nơi ngày nay, con người luôn bị đủ thứ lặt vặt bủa vây, từ thông báo email mới cho đến tin nhắn và mạng xã hội, khiến chúng ta dễ dàng bị xao lãng, phân tâm. Vấn đề mang tính thời đại này không chỉ tác động đến người lao động trí óc tại Việt Nam mà còn trên toàn thế giới, gây khó khăn không nhỏ cho những ai cố gắng tập trung duy trì năng suất làm việc tối ưu giữa muôn vàn thông báo gây gián đoạn luồng suy nghĩ.
Vì lẽ đó, tập trung làm việc không chỉ có lợi cho người lao động và doanh nghiệp mà còn đóng góp không nhỏ vào sự tăng trưởng kinh tế ở mỗi quốc gia. Theo một nghiên cứu do Economist Impact thực hiện với sự tài trợ của Dropbox, cải thiện năng suất của người lao động trí óc có thể giúp tăng sản lượng thêm trung bình 40% tại 10 quốc gia nơi diễn ra khảo sát, tạo ra gần 1,4 nghìn tỷ USD tiềm năng tăng trưởng đối với riêng nền kinh tế Hoa Kỳ. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc doanh nghiệp hỗ trợ người lao động tìm ra những phương thức ưu việt hơn để duy trì khả năng tập trung vào công việc và giảm thiểu xao lãng, phân tâm do ảnh hưởng của công nghệ số.

Số liệu nghiên cứu gần đây của Adecco, nhà cung cấp giải pháp nhân sự hàng đầu thế giới, không chỉ nhấn mạnh thách thức mang tính thời đại này mà còn cho thấy khoảng 54% nhân viên công sở tại Việt Nam xem điện thoại hơn 10 lần mỗi ngày, và các thông báo trên điện thoại được coi là nguyên nhân chính gây xao lãng tại nơi làm việc.
Một trong những trở lực lớn đối với năng suất lao động của người Việt là việc phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng cho các sự vụ khác nhau, không tránh khỏi bị xao lãng mọi lúc mọi nơi. Email, các thông báo điện thoại, và họp hành đột xuất khiến người lao động phải phân tán sự chú ý, ngăn cản họ tập trung hoàn thành những tác vụ quan trọng.
Thách thức này hiện diện dày đặc trên khắp cả nước. Nghiên cứu của Adecco cho thấy khoảng 55% nhân viên văn phòng tại Việt Nam mỗi ngày nhận hơn 15 email, khiến họ luôn phải căng người ra để chú ý và phản hồi kịp thời, ảnh hưởng trầm trọng đến khả năng tập trung cao độ vốn rất cần thiết khi giải quyết những công việc quan trọng.

Dropbox, nhà cung cấp các công cụ và giải pháp cộng tác, từ năm 2020 đã tự đổi mới mình thành một phòng thí nghiệm làm việc từ xa, thấu hiểu rằng việc tập trung vào công việc không chỉ là ngồi làm việc ở đâu, mà còn là cách bạn làm việc như thế nào. Từ đó, công ty đã triển khai mô hình Dropbox Virtual First trang bị những chiến lược và quy trình được thiết kế nhằm hỗ trợ người lao động tập trung làm việc và ưu tiên dành thời gian tư duy cho những công việc cần đào sâu suy nghĩ.
Mô hình Virtual First hỗ trợ nhiều quy trình thực hành có chủ đích như thiết lập ranh giới, hoạch định khoảng thời gian dành riêng cho công việc cần tập trung, cũng như thực hiện quy trình họp hành hiệu quả. Mô hình này cũng mang đặc thù của quan điểm "asynchronous by default", tạm dịch là “phi đồng bộ theo mặc định”, nhằm giảm thiểu gián đoạn theo thời gian thực, cũng như các tác nhân gây nhiễu trong giao tiếp. Quan điểm làm việc này cho phép người lao động toàn quyền xử lý công việc vào thời điểm phù hợp, thuận tiện nhất với mỗi người, ngoại trừ những hoạt động mang tính tập thể, bắt buộc mọi người phải tham gia trong khoảng thời gian cố định.

Ngoài ra, công cụ chụp ảnh màn hình Dropbox Capture và công cụ tạo chữ ký điện tử Dropbox Sign cũng góp phần đẩy mạnh giao tiếp phi đồng bộ, cho phép người dùng gửi và nhận phản hồi bằng các công cụ quay phim màn hình, thuyết minh, và chữ ký điện tử.
Ngày nay, Dropbox không ngừng thiết kế, chế tạo những sản phẩm giúp tăng sức tập trung và hỗ trợ kết nối công việc. Người dùng có thể biên tập file định dạng PDF, chia sẻ video, ký văn bản, và theo dõi mức độ tương tác file mà không cần thoát khỏi Dropbox.
Không chỉ có vậy, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) còn đem lại một giải pháp đầy hứa hẹn. Dropbox cung cấp một bộ tính năng tận dụng thế mạnh của AI, được thiết kế riêng để tiếp thêm sức mạnh cho người lao động, giúp họ vượt qua xao lãng và đạt năng suất đỉnh cao. Trong số đó có Dropbox Dash, công cụ tìm kiếm toàn năng sử dụng AI, hiện đang trong giai đoạn open beta. Dropbox Dash giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng bằng cách liên kết nội dung trên khắp các ứng dụng, email và công cụ, sử dụng AI để kết nối mọi nội dung chỉ trong một thanh tìm kiếm.